業務委託契約の管理負担を軽減。Lansmart導入でコア業務への集中と信頼構築を両立

課題

• 事業拡大に伴い、業務委託契約にもとづき提出する業務報告書や、案件ごとの請求書の管理が煩雑に
• クライアントとパートナー双方の要望に対応するため、書類のフォーマットが統一できず、個別対応の負担が増加
• 表計算ソフトでは管理に限界、営業とバックオフィス間のコミュニケーションコストも課題に

解決策

• 業務委託契約への対応やCRMシステムとの連携が可能な「Lansmart」を導入し、業務委託管理を一元化
• 発注から請求までをLansmart上で完結させることで、業務フローを標準化
• Lansmartをプラットフォームとして活用し、営業とバックオフィス間の情報共有をスムーズに

効果

• 部署間の確認作業が減少し、担当部署の業務負荷が軽減
• パートナーの稼働状況が可視化され、管理精度が向上
• パートナーの側からも「使いやすくなった」と好評を得て、円滑な連携を実現

株式会社みらいワークスは、プロフェッショナル人材のマッチング事業を展開し、フリーランス人材とのパートナーシップにより顧客企業の課題を解決するサービスを提供しています。 

同社は、事業拡大に伴い増加する業務委託管理の煩雑さの解決策として、業務委託管理クラウドLansmart by SmartHR（以下、Lansmart）を導入しました。導入の背景と効果、そして今後の展望について、ビジネスオペレーション部 部長の北野 博俊さんにお話を伺いました。

尊重すべきパートナーシップと、煩雑化する業務委託管理のジレンマ

—　Lansmart導入以前の業務委託管理における課題を教えてください。

北野さん：事業拡大に伴い、業務委託の契約管理が煩雑になっていました。 

弊社は、クライアントの依頼にもとづき、経験豊富なプロフェッショナル人材をパートナーとしてプロジェクトにアサインすることで、企業の課題解決を支援するサービスを提供しています。

パートナーの登録人数やプロジェクト数が増えれば、当然、業務報告書や請求書の数も比例して増加します。以前は表計算ソフトで管理していたのですが、規模が拡大するにつれてファイル数が膨大になり、管理が非常に大変になっていました。 

さらに、書類のフォーマットはクライアントやアサインするパートナーによって異なるため、その管理も煩雑を極めていました。

 —　人材サービス業界ならではの難しさもあったのでしょうか。 

北野さん：弊社は、発注元であるクライアントと、業務を遂行するパートナーの中間に立つ、エージェントとしての役割を担っています。そのため、両者のご要望を伺いつつ、間を取りもつことが求められます。

一方では、クライアント独自の書式で業務報告書の提出が必要であったり、他方では、パートナーごとに書類のフォーマットが異なったりします。そのため、業務効率化の観点ではフォーマットを統一したいところですが、エージェントという立場では、それが難しい場合もあります。

結果として、クライアントとパートナー、双方からの多様な要望に応えるためのコミュニケーションコストや個別調整の手間が大きな負担となっていました。

準委任契約への対応と、要望に応える開発の柔軟性が決め手に

—　Lansmartを選んだ決め手は何でしたか？

北野さん：一番の決め手は、弊社のビジネスモデルに合致していた点です。準委任契約にも対応しているため、毎月発生するパートナーからの作業報告や請求内容に関する確認・承認、そしてクライアントへの確認依頼が効率化できる点が大きかったですね。

また、外部SaaSとの連携、とくに弊社がメインで利用しているCRMシステムと連携できる点は大きな魅力でした。CRMシステムと連携ができれば、クライアントからの受注、パートナーへの発注、契約締結、稼働状況の確認までを一元的に管理できます。 

加えて、導入を検討する段階からLansmartはユーザーからの要望をくみ取って開発へ反映してくれる姿勢が感じられました。未実装の機能についても、要望をあげれば、真摯に耳を傾けて対応を検討いただけました。実際に、要望をあげたなかで導入後に実装された機能もいくつかあります。顧客の声に耳を傾けてくれる姿勢や今後の期待感も後押しになって、Lansmartの導入を決定しました。

Lansmartによる業務の可視化で、社内・パートナーとの連携を強化

—　Lansmartを導入して、どのような変化がありましたか？ 

北野さん：パートナーへの発注から業務報告、請求書作成まで、基本的な業務においてLansmartは欠かせないツールになっています。 

一番大きな変化は、これまで自社の営業担当とバックオフィス（営業管理）で分業していた業務の状況が、Lansmart上で一元的に見えるようになったことです。これにより、営業担当とバックオフィス間での「今どういう状況ですか？」など、業務委託管理に関するやり取りが明らかに減りました。担当部署の負荷軽減につながっていると実感しています。 

—　パートナーの方々からの反応はいかがでしたか？ 

北野さん：多くの方から「Lansmartになって、以前よりも業務がやりやすくなった」と評価いただいています。

とくに業務報告書と請求書は、業務時間や数量を登録するだけで請求書作成ボタンから請求書と業務報告書を1クリックで自動生成できる機能が好評です。

Lansmartによってお互いの書類作成や内容確認に費やしていた時間が減り、双方にとってよりスムーズなやり取りができるようになったと実感しています。

—　フリーランス新法への対応の面ではいかがですか？ 

北野さん：弊社は、フリーランス新法が施行される以前から、パートナーの方々との公正な取引関係の構築に努めてきました。

上場企業として法令遵守体制を固めており、新法で定められた「ハラスメントに関する相談窓口の設置」や「育児への配慮」といった内容の多くは、以前より重視し、体制構築に努めてまいりまいました。 新法は弊社がこれまで大切にしてきたパートナーシップのあり方が、あらためて言語化されたものだと捉えています。

そうした意味では、今回のLansmart導入の前後で大きな変化はないのですが、今後の法改正も見すえた対応が必要になった際には、Lansmartが寄与してくれるのではないかと期待しています。

さらなる機能拡充と利便性の向上に期待

—　Lansmartへの今後の期待を教えてください。

北野さん：弊社のような、人材サービスに関するビジネスモデルでは、クライアントやパートナーの多様な要望に対応する必要があります。今後、より幅広いパターンに対応できるような機能と他サービスとの連携に期待しています。 

また、経理部門からは支払調書関連機能の実装要望があがっており、バックオフィス全体の効率化に向けたLansmartのさらなる機能拡充も期待しています。

SmartHRグループとしての知見や開発力を活かして、パートナーであるフリーランス人材の方々がより安心して使えるサービスへと進化し、業務委託管理クラウドのスタンダードになっていくことを楽しみにしています。

—　みらいワークス様の業務効率化、また、クライアントやパートナーの方々との円滑なコミュニケーションにお役立ていただき大変光栄です。今後のご期待に応えられるよう、引き続きサービスの改善に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました。