複数システム・手作業による管理から脱却。クライアント発注からパートナー請求、クライアント請求までを一元化し業務効率化へ

株式会社CloudBrains（本社：東京都港区、代表取締役CEO：眞壁 雅彦）が運営する業務委託管理クラウド「Lansmart by SmartHR」が、アイムファクトリー株式会社（本社：東京都港区、代表取締役：久利 可奈恵）に導入されました。

アイムファクトリー株式会社様の業務課題

• 複数システムと表計算ソフトの併用による転記作業の負担

  フリーランス新法をはじめとする法令への対応自体は実現できていたものの、複数のシステムや表計算ソフトを組み合わせた運用となっており、システム間で情報を連携させるための手作業による転記に多くの時間と手間がかかっていました。また、営業担当者やバックオフィス担当者がそれぞれ異なるシステムを利用していたため、情報の確認や照合作業が発生し、業務負荷の増加につながっていました。

• 業務報告フォーマットの乱立と確認業務の非効率性

  業務委託パートナーごとに提出フォーマットが異なっていたため、稼働実績や請求内容の確認を目視で行う必要があり、確認工数の増加や運用の属人化が課題となっていました。また、請求金額の算出やクライアントへの請求内容との突合にも時間を要しており、業務全体の効率化が求められていました。

Lansmart by SmartHR導入理由

• 販売管理システムとの連携による発注・請求業務の一元化

  アイムファクトリー様では、販売管理システムとLansmart by SmartHRをAPI連携することで、クライアントからの発注情報をLansmart by SmartHRへ自動連携し、パートナーへの発注情報として活用できる運用を構築しています。また、Lansmart by SmartHR上で管理される請求データについても販売管理システムへ連携することで、発注から請求までの情報をシステム間でシームレスに連携できる環境を実現しています。これにより、営業担当者やバックオフィス担当者による転記作業やシステム間の確認業務を削減し、業務プロセス全体の効率化を実現します。

• パートナー請求からクライアント請求までの業務を自動化

  パートナーがLansmart by SmartHR上で請求書を提出すると、その情報をもとにクライアント向け請求書の下書きが自動作成され、あらかじめ設定されたクライアント向け請求金額へ自動変換されます。作成された請求書は個別送付だけでなく一括送付にも対応しており、これまで発生していた請求書作成や転記、確認業務を大幅に削減できます。

  さらに、クライアントからの発注、パートナーの稼働管理、パートナーからの請求、クライアントへの請求までを一気通貫で管理できるため、人材ビジネス特有の複雑な商流管理を効率化し、営業部門とバックオフィス部門を横断した業務プロセスの最適化を実現します。

• 現場定着を見据えた操作性と柔軟な開発体制

  営業担当者やバックオフィス担当者など複数部門で利用するシステムであるため、誰でも迷わず操作できるUIを評価いただきました。また、事業特性に応じた機能要望への対応姿勢や機能開発のスピードについても評価いただき、今後のさらなる業務効率化への期待から導入を決定いただきました。

「Lansmart by SmartHR」に期待すること

当社では事業成長に伴い、パートナーエンジニアの皆様との契約が増加し、それに伴う契約管理や請求関連業務の負荷も高まっていました。そのため、より効率的かつ安定的に運用できる業務基盤の整備が課題となっていました。

このたび、Lansmart by SmartHRを導入することで、契約、発注、勤怠、請求に関する情報を一元管理し、パートナーエンジニアの皆様とのやり取りをより円滑に行える環境を整備してまいります。また、管理業務の効率化によって、これまで事務処理に費やしていた工数を削減し、その分をお客様およびエンジニアの皆様への支援やサービス品質向上に充てられる体制づくりを進めてまいります。

今後も事業成長に合わせて業務プロセスの改善とDX推進に取り組み、より良いサービス提供を目指してまいります。

アイムファクトリー株式会社 　取締役副社長　平山　穰一郎様

業務委託管理クラウド「Lansmart by SmartHR」について

Lansmart by SmartHRは、業務委託先（個人・法人）との「契約」「稼働管理」「請求」のやりとりを一元管理し、法令違反の予防と業務効率化を1ツールで行えるクラウドサービスです。

会社概要

• 社名：株式会社CloudBrains
• 代表取締役：眞壁 雅彦
• 事業内容：インターネットを利用した各種情報提供サービス業/ソフトウェアの企画、開発及び販売事業
• 設立：2019年7月26日
• 資本金：100,000,000円
• 本社：東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー
• 企業URL：https://cloudbrains.co.jp/